Comunicazione del domicilio digitale (PEC) al Registro Imprese

Tutte le imprese e gli amministratori di società hanno l'oblbigo di comunicare telematicamente al Registro delle Imprese il proprio domicilio digitale (PEC).

Società e imprese individuali

Sia per le imprese individuali che per le società è necessario che l’indirizzo PEC di cui si chiede l'iscrizione sia nella esclusiva titolarità e sia riconducibile esclusivamente ed univocamente all’impresa/società stessa: non è dunque possibile utilizzare la stessa PEC per più imprese o avere una domiciliazione presso soggetti terzi (Lettera-Circolare del Ministero dello Sviluppo Economico del 2 aprile 2013, Prot. 005368, Circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n. 3670/C del 23 giugno 2014, Direttiva del Ministero dello Sviluppi Economico d’intesa con il Ministero della Giustizia del 13 luglio 2015).

Le imprese per le quali il domicilio digitale è già iscritto ma risulta revocato o inattivo, sono tenute a comunicarne uno valido e attivo, per evitare sia la cancellazione dal Registro, che sarà disposta con provvedimento del Conservatore, sia l’applicazione delle sanzioni amministrative.

La mancata comunicazione al Registro Imprese comporterà l'assegnazione d’ufficio di un domicilio digitale (che sarà reso disponibile in sola ricezione tramite il Cassetto Digitale dell'imprenditore), e contestualmente l'irrogazione di una sanzione amministrativa (notificata al titolare/legali rappresentanti presso il domicilio digitale assegnato d’ufficio), nella misura prevista che va da 206 euro a 2.064 euro per le società (commi 6, 6-bis, 6-ter dell’art.16 del D.L.185/2008), e da 30 euro a 1.548 euro per le imprese individuali (commi 1 e 2 dell’art.5 del D.L.179/2012).

Tutte le comunicazioni del domicilio digitale al Registro delle Imprese sono esenti da imposta di bollo e diritti di segreteria.

Amministratori di imprese costituite in forma societaria

Nella legge di Bilancio 2025 è stato esteso l'obbligo (in capo alle società e alle imprese individuali) di iscrizione al registro delle imprese del domicilio digitale (Posta elettronica Certificata - PEC) degli amministratori delle imprese costituite in qualsiasi forma societaria (art. 1, comma 860 L. 207/2024).

Si informa, relativamente a tale nuovo obbligo, che al momento sono ancora valide le prime indicazioni operative pubblicate in questo sito, che prevedono l'estensione dell'obbligo anche agli amministratori di nuova nomina nelle società già iscritte al 1 gennaio 2025, in linea con quanto concordato a livello nazionale dal Sistema camerale (in attesa di riscontro alla nota Unioncamere del 2 aprile 2025 che contiene osservazioni alla circolare n. 43836 del 12 marzo 2025).

Il sistema camerale, come esplicitato nella nota Unioncamere, non ritiene applicabile la sanzione amministrativa indicata nella circolare MIMIT con riferimento alla data del 31 dicembre 2025 (termine originario 30 giugno 2025, differito con Nota MIMIT n. 0127654 del 25.6.25). Pertanto la sanzione amministrativa non sarà applicata.

La comunicazione va effettuata dal singolo amministratore all'atto della richiesta di iscrizione della propria nomina, senza ulteriori aggravi amministrativi in quanto, quale soggetto nominato dopo il 1 gennaio 2025, deve essere in possesso di firma digitale al fine di comunicare al registro delle imprese l'iscrizione della propria nomina. Pertanto, la pratica deve essere firmata da ogni singolo amministratore che adempie al proprio obbligo personale e in caso di più amministratori occorre la firma digitale di tutti gli amministratori o in caso di incarico al professionista occorre che lo stesso sia stato incaricato da tutti gli amministratori che comunicano il proprio indirizzo PEC.

Si precisa che la disposizione si applica a tutti gli amministratori delle società di capitali, di persone, società semplici, cooperative, consortili per azioni e consortili a responsabilità limitata (non si applica ai Contratti di Rete e ai Consorzi non essendo forme societarie) costituite dal 1 gennaio 2025 e, per quelle precedentemente costituite, nel caso di nuova nomina/conferma di amministratori. In tali casi in mancanza di indicazione della PEC nel riquadro 2 del modello Intercalare P di ciascun amministratore, si procederà alla sospensione della domanda di iscrizione chiedendo di regolarizzare la pratica tenendo conto delle seguenti linee di indirizzo:

A) La nuova disposizione della Legge di Bilancio 2025 si applica esclusivamente agli amministratori delle società costituite dal 1 gennaio 2025 nonchè per gli amministratori di nuova nomina o conferma per le società già iscritte al 1 gennaio 2025. Per gli amministratori di queste ultime società (già iscritte al 1 gennaio 2025) non è richiesto l'adempimento nel caso in cui non vi sia un rinnovo delle cariche (nuove nomine/conferme). In ogni caso non si applica la sanzione amministrativa con riferimento al termine del 31 dicembre 2025 sulla base dell'orientamento espresso nella citata circolare MIMIT. Si precisa, infine, che si accetta la comunicazione della Pec degli amministratori delle società che risultano già iscritte al 1 gennaio 2025 su istanza dello stesso amministratore interessato.

B) E' possibile indicare lo stesso indirizzo PEC della società già iscritto nel Registro Imprese o altro indirizzo PEC quale domicilio digitale "speciale" (art. 3 bis comma 4 del Codice Amministrazione Digitale - D.Lgs.n.82/2005). Non è necessario che l'amministratore si doti di un nuovo e diverso indirizzo PEC rispetto a quelli di cui ha disponibilità o presso il quale elegge comunque domicilio (cosi come avviene per il domicilio nel mondo "fisico").

C) Non è previsto un termine per la comunicazione della PEC dell'amministratore e pertanto NON è prevista l'applicazione di una sanzione amministrativa.

D) La pratica che ha ad oggetto la sola comunicazione della PEC dell'amministratore è esente da bolli e diritti (art. 16 VI c. D.L. n.185/2008) e non genera alcun ulteriore onere in quanto l'amministratore neo nominato deve essere già in possesso di firma digitale per l'iscrizione della propria nomina.

MODALITA' DI COMPILAZIONE

Si precisa che la pratica di comunicazione della PEC dell'amministratore può essere compilata con l'applicativo on line "DIRE" - Modello S2 solo riquadri obbligatori e Modello INT P. di modifica solo riquadro 2, inserendo la PEC nell'apposita sezione.

Oppure compilare con "DIRE" il solo Modello INT P di modifica nel riquadro 2, inserendo la PEC nell'apposita sezione e il Modello XX NOTE dove indicare che si tratta della SOLA comunicazione della PEC dell'amministratore e che il domicilio non varia.

In alternativa si può compilare "DIRE" ad "ADEMPIMENTI" nel riquadro Organi sociali/Variazione domicilio.

Si sottolinea quanto riportato in premessa alla presente, che si tratta di un obbligo in capo al singolo amministratore e pertanto la pratica deve essere firmata da ogni singolo amministratore che adempie al proprio obbligo personale e in caso di più amministratori occorre la firma digitale di tutti gli amministratori o in caso di incarico al professionista occorre che lo stesso sia stato incaricato da tutti gli amministratori che comunicano il proprio indirizzo PEC.

Si sottolinea inoltre che il dichiarante firmatario della distinta deve essere un amministratore in carica al momento della presentazione della pratica.

Anche gli amministratori di imprese costituite in forma societaria devono comunicare il loro domicilio digitale al Registro Imprese.
Il 12 marzo 2025 il MiMit ha presentato le prime indicazioni operative con una nota, sulla quale è in corso un confronto con Unioncamere per evidenziare e risolvere alcune criticità operative. Tali indicazioni, però, potrebbero subire delle modifiche in quanto il confronto è ancora in corso.
Sono quindi obbligati tutti i soggetti, persone fisiche o giuridiche, cui formalmente competono il potere di gestione degli affari sociali, con le funzioni connesse di dirigenza ed organizzazione, dunque amministratori e liquidatori.
La norma si applica a tutte le imprese costituite in forma societaria: società semplice, società in nome collettivo, società in accomandata semplice, società di capitali (srl, spa, sapa, società consortili, società cooperative), società tra professionisti, società tra avvocati.
Il sistema camerale non ritiene applicabile la sanzione amministrativa indicata nella circolare MiMit.

Non sono soggetti all'obbligo della comunicazione consorzi, reti di imprese, società di mutuo soccorso.

Decorrenza dell’obbligo e modalità di comunicazione

• Nuove imprese costituite dal 1° gennaio 2025: la comunicazione deve essere effettuata contestualmente alla domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese
• Imprese già costituite e iscritte prima del 1° gennaio 2025: la comunicazione deve essere effettuata in occasione della nomina o del rinnovo dell’amministratore/liquidatore

Gli amministratori possono indicare quale domicilio digitale:

• PEC della società , se scelta dall'amministratore quale domicilio digitale in analogia a quanto previsto in caso di elezione del domicilio speciale ex art. 47cc;
• Proprio domicilio digitale personale (nel caso in cui lo stesso soggetto svolga l'incarico per più imprese potrà indicare per ciascuna di esse il medesimo indirizzo PEC)

Diritti di segreteria e imposta di bollo

Sono dovuti secondo l'ordinaria disciplina dell'adempimento di iscrizione nuova nomina o conferma/rinnovo amministratore/liquidatore.

Nel caso in cui pervenga una domanda di iscrizione di nuova società o una domanda di iscrizione della nomina/conferma degli amministratori e non venga contestualmente presentata la domanda di iscrizione del domicilio digitale degli amministratori, l'ufficio sospenderà la domanda richiedendo la regolarizzazione.

Nel caso in cui la domanda non venga integrata con l'indicazione nel modello di domanda dell'indirizzo PEC degli amministratori si provvederà al rifiuto.

Ricordiamo a tutte le imprese l’importanza di attivare il Cassetto Digitale dell’Imprenditore, un servizio erogato a tutte le imprese dalle Camere di Commercio, attivabile tramite Spid o CNS, dal quale consultare tutte le informazioni e i documenti ufficiali dell’impresa.

Per tutte le informazioni registro.imprese@umbria.camcom.it

Riferimenti normativi:
Art.37 del D.L. 76/2020 (Decreto Semplificazioni) - L.120/2020.
Art. 1, comma 860, Legge 207/2024 (Legge di Bilancio 2025), in vigore dal 1° gennaio 2025, che ha modificato l’art. 5, comma 1, del Decreto-Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni nella Legge 17 dicembre 2012, n. 221.